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Les plateformes de formation ou LMS – Learning management system – gagnent leurs lettres de noblesse. Reste, lors de l’implémentation d’une nouvelle solution, à ne pas tomber dans le piège de l’usine à gaz et à avancer avec méthode pour que l’intégration d’une telle plateforme soit synonyme de succès. Écho d’une conférence dédiée au sujet lors du dernier e-learning expo.

Les plateformes LMS ont élargi leur périmètre : portail intégré avec parcours de formation, gestion des inscriptions et des catalogues de formation, solutions de testings, émission de rapports, de certificats, gestion des communautés de pratiques et de réseaux sociaux pédagogiques... « Mais attention, prévient Jérôme Bruet, directeur général d’e-docéo, il faut des solutions ergonomiques, simples et adaptables. »
Car, dans ce domaine, toutes les entreprises ne partent pas du même point. Jérôme Bruet confirme : « Il y a celles qui ont déjà des outils puissants de gestion du présentiel et les plus petites structures qui ne sont pas encore outillées. » Pour les premières, il s’agira de s’adapter à l’existant pour intégrer la gestion du blended – ou mixte – et de créer des connecteurs pour travailler avec les outils dédiés à la gestion du présentiel. Pour les secondes, il s’agit de mettre en place un LMS ex nihilo. Mais, dans les deux cas, il faudra œuvrer avec méthode et discernement.

Commencer petit

Tous les intervenants s’accordent à dire qu’il vaut mieux "commencer petit". « Le grand risque est de commencer avec un super cahier des charges dès le 1er projet LMS et de créer une vraie usine à gaz, appuie Jérôme Bruet. L’entreprise peut très bien entrer en matière avec un seul sujet formation. » Gaël Dizet, responsable e-learning chez SFR BT, poursuit : « Nous avons commencé avec la solution MOS (MindOnSite) en 2006, avec une trentaine de modules. Puis, avec le rapprochement Neuf-Cegetel, nous avons intégré le dispositif des offres Neuf-Cegetel et développé ainsi trente autres modules. »
Pour assurer le succès de la mise en œuvre d’une plateforme de formation, Marc Vincent, directeur général d’Anema, conseille de « nommer un chef de projet et que toutes les parties prenantes soient impliquées : formation, RH et DSI ». Sans oublier l’essentiel accompagnement au changement pour tous les utilisateurs.

La souplesse du mode SaaS

Sur la solution à proprement parler, les intervenants reconnaissent les nombreux avantages du mode SaaS (Software as a Service). Ce système implique l’hébergement de la solution chez l’éditeur. Il permet également de ne plus payer un abonnement à une licence, mais simplement de se voir facturer en fonction de sa consommation.
« Quand un organisme de formation ne sait pas s’il aura 100 apprenants ou moins, selon ses entreprises clientes, le mode SaaS lui permet de s’adapter plus facilement », reconnaît Marc Vincent. Il ajoute : « En mode SaaS, le client entre dans une relation de partenariat avec l’éditeur, pour faire évoluer la solution. » Jérôme Bruet ajoute : « Le choix du mode SaaS est plus pertinent pour l’évolution de la solution et la maintenance. Vous appartenez ainsi à toute une communauté d’utilisateurs. En cas de dysfonctionnement, dès qu’un utilisateur s’en rend compte, cela peut être réparé avant même que vous vous en soyez aperçu. » Là où, le mode licence appelle une intervention plus lourde de la DSI ou de l’éditeur.
Plusieurs facteurs ont également participé à l’émergence du mode SaaS. « Les problématiques de sécurité d’il y a cinq ans sont moindres, note Marcel Messier, co-président de Technomedia. Et les clients ont compris que les risques d’intrusion dans le système informatique existent aussi en interne. » Pour Michel Diaz, animateur de la conférence et directeur associé du cabinet Fefaur, « le contexte de crise revêt toute son importance ». Il impose en effet des exigences de retour sur investissement (ROI) rapide.

Une question de coûts

Car l’un des enjeux essentiel de ces plateformes LMS réside dans le ROI. « Pour SFR BT, il a été inférieur à 12 mois, affirme Gaël Dizet. Sur 4 ans d’exploitation, nous avons dû investir environ 450 000 euros en intégrant 60 à 70 modules. Mais ce gros budget n’est pas innocent, au regard du coût d’une formation en salle par collaborateur. » Les intervenants se sont ainsi accordés sur les chiffres suivants : pour une formation en salle, il faut compter de 300 à 500 euros par collaborateurs, là où la formation distancielle coûtera de 20 à 170 euros par utilisateur. Ce qui fera ensuite la différence avec une plateforme de formation, c’est le degré d’exigence en termes de personnalisation, de paramétrage, de fonctionnalités et de connexion avec les autres solutions de l’entreprise.

Présentiel, distanciel et mixte

Faut-il pour autant miser sur le tout e-learning ? « Assurément non ! », répondent les intervenants. La pertinence et l’efficacité des dispositifs dépend justement du bon dosage entre présentiel et distanciel. Par exemple, chez SFR BT, le budget est porté à 80 % sur le présentiel et 20 % sur le distanciel. C’est donc le mixte - ou blended learning – qui se révèle être la meilleure solution. « Au cours de nos dernières formations, les animateurs en salle ont constaté que les collaborateurs qui ont correctement suivi les formations e-learning étaient plus performants que ceux qui ont manqué d’assiduité sur cette première partie », note Gaël Dizet.
Par ailleurs, « dans le passé, d’aucuns ont pensé remplacer l’humain via le e-learning et économiser sur les charges sociales, observe Michel Diaz. Mais l’apprenant est vite perdu, seul devant son poste. » Une part du tutorat ne peut donc pas être automatisée. Michel Diaz conclut : « La situation du responsable formation devient vraiment intéressante. On lui demande plus que jamais de faire le marketing de son offre qui ne se limite plus aux seuls catalogue et plan de formation. »

Brice Ancelin