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Le 14 avril dernier, Cimes, société de services RH spécialisée dans l’externalisation de la formation, et Stanwell, cabinet indépendant de conseil en stratégie et transformation auprès des institutions financières, organisaient une matinée d’information intitulée : "Comment réussir une transformation de la fonction formation ?". Une démarche qui passe par l’externalisation de la gestion administrative de la formation.

Au même titre que leurs homologues DRH, les responsables formation voient leur fonction évoluer vers plus de stratégie. C’est du moins ce qui ressort de cette matinée d’information sur la transformation de la fonction formation.
Invité à dresser un état des lieux de la question, le journaliste Fabien Claire cite plusieurs études réalisées, notamment, par Markess (1) ou encore Grant Thornton et l’Ifop (2). Au regard de ces dernières, les principaux enjeux liés à l’administration RH sont l’automatisation des processus, la réduction des coûts, l’harmonisation des pratiques ou encore le maintien d’une veille légale et réglementaire (Markess). Dans ces domaines, une majorité de DRH (75 %) juge qu’il reste des leviers d’optimisation.
L’externalisation des processus administratifs de la formation pourrait alors être une réponse, si l’on considère qu’une entreprise sur deux n’externalise aucune fonction RH (Grant Thornton – Ifop). C’est du moins le pari engagé par Natixis SA, en France, qui s’est lancé dans la démarche en 2008.

De nécessaires stimulus

« Pour lancer un tel projet, il faut des stimulus, commence Luc Jarny, DRH adjoint de Natixis. Nous, nous en avons eu deux : une impulsion forte de la direction générale via un projet "Performance" - visant à passer en revue l’ensemble des fonctions transverses de l’entreprise pour réaliser des économies - et la mise en place d’un plan de sauvegarde de l’emploi. » Dans ce contexte, la formation a été identifiée comme une des fonctions à optimiser.
L’entreprise a donc lancé un programme de transformation de la fonction formation comprenant : l’externalisation de l’administration de la formation, la massification des achats, la transformation de l’offre de formation et l’optimisation de la logistique. Luc Jarny commente : « L’objectif était de faire des acteurs de la formation un point central d’évolution des métiers de l’entreprise. » En externalisant l’administration de la formation, Natixis SA a ainsi incité les collaborateurs du service formation à travailler sur la valeur ajoutée de la formation. Comment ? En se rapprochant des clients formation (les salariés) et en travaillant sur la conception.

Se rapprocher des salariés

Concrètement, la société a externalisé toute la partie opérationnelle de planification et d’inscription des sessions, ainsi que la clôture et la facturation, le système d’information, le reporting et le dossier Opca. L’équipe Natixis a conservé l’élaboration de l’offre et du plan de formation et la réalisation des sessions se faisait en interne.
« Nos équipes formation se sont ainsi rapprochées des métiers pour accompagner les transformations de la banque, ajoute Luc Jarny. Elles ont été déchargées du suivi administratif dans lequel certains se réfugiaient peut-être un peu trop. »
La banque a mis en place de nouveaux outils pour placer les collaborateurs et managers au cœur du dispositif, via l’expression des besoins et l’inscription aux sessions en ligne, un système de validation pour les managers etc. Un projet qui s’est déroulé sur une année bien comptée.

L’importance du ROI

« Pour qu’un tel projet fonctionne, il faut une raison d’agir et le support de la direction générale, avance Olivier Cerbeland, associé du cabinet Stanwell. Un business case est également indispensable pour qualifier le périmètre. S’il n’y a pas de retour sur investissement, il n’y a pas de projet. »
L’associé insiste sur le besoin de créer une rupture et d’accompagner le changement : « Nous avons entamé cet accompagnement 6 mois avant le début du projet. Il faut former et beaucoup communiquer, pour donner du sens, motiver et informer. »
Olivier Cerbeland note également la nécessité d’adopter un modèle économique et contractuel équitable entre l’entreprise et le cabinet d’externalisation.
« L’une des difficultés a été l’outillage, témoigne Luc Jarny. C’était un projet informatique assez ambitieux. Nous nous sommes mis en situation de crise, avec des réunions toutes les semaines avec nos partenaires, pour délivrer le projet en temps et en heure. »

Diversifier les canaux d’apprentissage

Résultat, « nous avons obtenu un régime assez stabilisé plus rapidement que prévu, relève Luc Jarny. L’objectif est désormais de poursuivre cette stabilisation et d’étendre le dispositif aux filiales françaises (au-delà de Natixis SA). »
La société entend également diversifier le canaux d’apprentissage, en développant le e-learning et d’autres modalités pédagogiques. Le DRH adjoint conclut : « Nous souhaitons maintenant favoriser la performance en nous assurant de la mise en œuvre des acquis, optimiser les dépenses et le recettes et aligner les contenus, c’est-à-dire adapter l’offre de formation aux besoins des métiers et à la stratégie de Natixis. »

Brice Ancelin