Pour la rédaction d’un cahier des charges, il y a la forme et il y a le fond. « Pour la forme, il existe effectivement un cahier des charges type que l’on trouve partout », explique Jean-Michel Mathieu, directeur associé au sein du cabinet Merlane, responsable du département "Performance de la formation". Celui-ci en détaille les grandes lignes : « Contexte de l’entreprise (effectif, établissement, chiffre d’affaires…), enjeux et objectifs du projet de formation, public visé, attentes par rapport au prestataire (contenu, programme, références, connaissance du secteur, disponibilité et qualification des formateurs), une idée de planning et les contraintes spécifiques s’il y en a, comme un délai court… » Des éléments auxquels Hélène Falek, dans son ouvrage Le guide de la formation professionnelle en entreprise (1), ajoute les modalités d’évaluation de la formation : « Préciser le dispositif d’évaluation souhaité, en distinguant l’évaluation du stage à chaud et l’évaluation des compétences acquises à froid. »
Reste alors à travailler sur le fond. Et c’est là que l’acheteur et / ou le responsable formation a / ont une grosse carte à jouer. Un travail qui se prépare, avant tout, en amont de la rédaction du cahier des charges.
Définir ses besoins
« Avant même de lancer le cahier des charges, l’acheteur doit obliger les utilisateurs internes à définir leurs besoins, précise Jean-Michel Mathieu. Il doit savoir faire accoucher le responsable formation, les managers sur le livrable attendu. » Une façon aussi de légitimer sa fonction dans l’entreprise, car cet aspect du travail est difficile à externaliser selon le directeur associé du cabinet Merlane. Cet exercice demande effectivement de bien connaître l’entreprise, ses acteurs et son contexte. « Dans le cas contraire, si l’on cantonne l’acheteur à acheter au meilleur prix, ce rôle est facilement externalisable », ajoute le spécialiste.
Par ailleurs, cette étape facilite également largement le travail du prestataire. « Celui-ci pourra ainsi se concentrer sur la préparation de la formation et sa réponse à l’appel d’offre, et non sur la qualification du besoin initial », note Jean-Michel Mathieu.
Des erreurs classiques
Une fois ce travail de qualification initiale réalisé, reste à rédiger le cahier des charges, en évitant un certain nombre d’erreurs. « L’une des erreurs classiques consiste à copier/coller un cahier des charges issu de l’achat d’un autre domaine, comme l’informatique », prévient le directeur associé. Une attitude « non professionnelle au possible ».
Ensuite, l’erreur la plus fréquente réside dans le manque de précision, sur les objectifs, les résultats attendus. « Plus le travail en amont aura été bien réalisé, moins l’acheteur risquera de tomber dans ce travers », remarque Jean-Michel Mathieu. Celui-ci relève également les risques liés à la précipitation ou encore à la fixation d’objectifs légers ou d’un planning trop ambitieux, « comme vouloir former 200 personnes en une semaine tout compris ».
Répondre à des enjeux forts
Enfin, Jean-Michel Mathieu et Hélène Falek se rejoignent sur le fait que la cahier des charges est destiné « aux formations en intra, sur de gros volumes et pour répondre à de forts enjeux étalés dans le temps ». Il faut donc identifier dans le plan de formation ce qui demande un chantier important et ce qui peut se négocier dans les accords cadres avec les organismes de formation. Jean-Michel Mathieu appuie : « Il vaut mieux négocier des volumes une fois par an ou tous les deux ans avec un organisme de formation qui répond aux besoins standards. » A cette étape, le responsable formation a un vrai rôle à jouer. « Il doit identifier avec le service achat ce qui est stable, récurrent, qui peut être rapidement réglé et le reste », assure le directeur associé.
En dernier lieu et à toutes fins utiles, Hélène Falek rappelle dans son ouvrage que « le cahier des charges sera validé par les personnes ayant participé à sa construction, et ce avant tout appel d’offres ».
Brice Ancelin
Crédits photo : Fotolia.com

(1) Le Guide de la formation professionnelle en entreprise, Hélène Falek, Gualino, 334 p. - Voir notre article publié sur FormaGuide, consacré au dépôt et à la gestion de l’appel d’offres. - Voir notre article publié sur FomraGuide, consacré au choix du prestataire

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