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Achat de formation et choix du prestataire

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Vous avez rédigé votre cahier des charges, pris connaissance du marché des prestataires et envoyé votre appel d’offres à une première sélection choisie. Ceux-ci vous ont répondu. Reste maintenant à opter pour le bon prestataire de formation. Voici le dernier volet de notre série sur l’achat de formation.
« A cette étape de l’achat de formation, il est important de constituer une grille de critères, un canevas type », explique Jean-Michel Mathieu, directeur associé au sein du cabinet Merlane. Dans son ouvrage Le guide de la formation professionnelle en entreprise (1), Hélène Falèk conseille d’y faire notamment figurer « la reprise du contexte et des objectifs, l’approche pédagogique, les éléments d’organisation logistique et administrative, le coût du projet, les annexes demandées… »
Ce document, discuté par le groupe de pilotage ou le responsable formation uniquement (selon les organisations), doit permettre de vérifier que le prestataire a bien reformulé – et donc compris – le besoin. « Il faut vérifier que la réponse correspond à la demande, qu’elle est bien adaptée à nos attentes, appuie Jean-Michel Mathieu. C’est également le moment de vérifier des éléments chiffrés, comme le chiffre d’affaires, les résultats du prestataire, sa durée de vie, le CV des formateurs que l’on aura demandé au préalable, les références clients etc. ». Une analyse qui devra amener à sélectionner trois prestataires maximum pour la phase orale. « Deux compétiteurs et un outsider, par exemple », illustre Jean-Michel Mathieu.
Pas de convocation type
Avant la session orale, veillez à prévenir suffisamment tôt les prestataires de la date du rendez-vous, et « informez-les sur le contenu de l’entretien, les questions que vous comptez leur poser », prévient Jean-Michel Mathieu. En effet à ce stade, il ne s’agit pas de piéger votre futur partenaire, mais bien de lui donner la possibilité de s’expliquer sur des points qui vous auraient parus imprécis à l’étape précédente. Exit donc la convocation type !
La phase de l’entretien est surtout un phase de vérification : « Est-ce qu’on a bien compris la réponse à l’appel d’offres ? Est-ce que tout ce qui a été dit dans la réponse à l’appel d’offres est vrai ? Qu’a produit le prestataire chez ses autres clients ? », précise Jean-Michel Mathieu. Il ajoute : « C’est aussi l’occasion de rencontrer les formateurs – indispensable pour les gros projets - qui vont intervenir et de vérifier la disponibilité de la ressource, car un organisme avec un carnet de commande plein sera difficilement efficace sur le projet. » A l’issue de la soutenance, on doit avoir deux candidats ex aequo. « Ensuite, on joue sur le prix et là, c’est le travail de l’acheteur », commente Jean-Michel Mathieu.
Expliquer sa décision
D’un point de vue général, « négocier le prix le plus bas possible se fera à un moment donné au détriment de la qualité du stage, ce qui n’est pas acceptable, note dans son ouvrage Hélène Falèk. A l’inverse, travailler avec de nombreux prestataires, à des tarifs divers, sans souci d’optimisation des coûts, ne cadre pas avec les objectifs de performance et de résultats assignés aujourd’hui au responsable formation. »
Jean-Michel Mathieu ajoute : « Si on ne peut pas descendre le prix, il faut voir ce que les prestataires peuvent nous apporter en valeur supplémentaire. » Une fois le prix entendu, l’acheteur ou le responsable formation peut alors choisir son prestataire et contractualiser. Il ne faudra alors pas oublier d’expliquer aux autres prestataires non retenus ce qui a motivé la décision finale. Et, ultime conseil d’Hélène Falèk : « Il arrive qu’aucune décision ne soit prise à l’issue de la consultation, faute de prestataires convaincants. D’expérience, il vaut mieux relancer l’appel d’offres (ou le reporter), plutôt que de lancer le projet par dépit avec un prestataire insatisfaisant. »
Brice Ancelin
Crédits photos : Fotolia.com
(1) Le Guide de la formation professionnelle en entreprise, Hélène Falek, Gualino, 334 p. - Voir notre article consacré à la rédaction du cahier des charges - Voir notre article consacré au dépôt de l’appel d’offres

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