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Optimiser ses financements pour la formation : les Opca (1/2)

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Le 1er avril 2011, Demos Outsourcing organisait une matinée d’information sur l’optimisation des financements de la formation. Le premier volet de cette matinée est consacré à l’optimisation des financements auprès des Opca. L’occasion de glaner quelques conseils sur le sujet.

« Nous ne sommes plus dans une situation avec un ratio ou un taux de retour de plus de 100 % des financements engagés initialement », commence Jean-Pierre Willems, consultant expert chez Demos Outsourcing. Entre les dispositifs comme le DIF ou la professionnalisation, qui accusent une demande croissante, et la récente création du FPSPP (Fonds de sécurisation des parcours professionnels), qui réoriente une partie des fonds de la formation, « il devient difficile de rester sur un taux de retour d’une façon générale », observe Jean-pierre Willems. Des difficultés confirmées par la dernière enquête menée par Demos Outsourcing, et selon laquelle 61 % des entreprises interrogées estimaient que leur taux de récupération Opca n’était pas optimal. Sans oublier que « l’Opca est le seul régime social qui ne fonctionne pas à perte », rappelle le consultant. Et d’ajouter : « 20 à 30 % des financements accordés par les Opca le sont en dehors des conditions affichées. » Cela dépend de sa trésorerie à l’instant donné, sans oublier « que certains Opca pilotent à vue, avec peu de visibilité au-delà de six mois sur ce qui va se passer avec le FPSPP », remarque le consultant.

Une relation partenariale

Côté entreprises, il s’agit donc de mettre toutes les chances de leur côté pour optimiser les relation avec leur Opca. Le premier réflexe consiste à optimiser ses processus internes de formation.  « La gestion au fil de l’eau ne permet quasiment aucune optimisation, appuie l’expert. Il n’y a rien de pire pour un Opca qu’un projet qui ne se réalise pas ou pas comme prévu. Ils doivent avoir des garanties de dépense. » Des garanties exigées notamment pour les financements obtenus par l’Opca auprès du FSE (Fonds social européen) qui affiche des règles strictes, avec des critères d’éligibilité attachés au financement.

Car tout l’intérêt de l’Opca pour l’entreprise, c’est qu’il peut mobiliser un certain nombre de fonds de diverses origines (Etat, FSE, FPSPP, Pôle emploi etc.). Il s’agit donc pour les entreprises de construire une relation de partenariat solide avec son Opca. « Un certain nombre de ressources étant de plus en plus non récurrentes, l’Opca choisit ses bons clients, fiables, avec qui il va pouvoir travailler, appuie Jean-Pierre Willems. D’où l’intérêt de créer cette relation de proximité, d’être connu et d’avoir établi des processus de fonctionnement avec eux. »

Construire des outils de gestion

L’autre point sur lequel les entreprises peuvent travailler tient dans leur degré d’engagement financier sur les projets qu’elles présentent. Un certain nombre de financements que mobilisera l’Opca seront aussi fonction de ce niveau d’engagement de l’entreprise. Un mouvement également suivi par les Fongecif. « De plus en plus, les Fongecif conditionnent une partie de leur accord au fait que l’entreprise finance une partie du projet du salarié, relève Jean-Pierre Willems. Ce qui traduit aussi que leur démarche commence à être en cohérence avec les projets de l’entreprise. »

Ultime conseil du consultant : « Il faut construire de vrais outils de gestion. » Des outils qui  offriront une visibilité sur l’ensemble des dispositifs qui entrent en jeu : le budget formation et les recettes, les coûts et les dépenses, les temps de formation, ou encore la gestion et la production de la formation.

Brice Ancelin

 

  • Retrouvez la semaine prochaine le deuxième volet de cette matinée, consacré aux financements publics : Etat, Europe, régions…

 

Crédits photo : Fotolia.com

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