« Le contexte de crise n’aide pas, commence Jérémy Breton. Beaucoup de directions financières ont fait la chasse aux coûts et les RH n’y échappent pas. » Celui-ci constate une multiplication des appels d’offre de qualité en matière d’externalisation de la gestion de la formation professionnelle, toutes avec un dénominateur commun : obtenir le meilleur retour sur investissement possible (ROI).

Néanmoins, cette tendance reste minoritaire. Etude menée par Markess International à l’appuie, le spécialiste confirme : « En 2011, 70 % des entreprises interrogées externalisent la paie, contre 5 % pour la formation. Les professionnels n’auraient pas encore perçu l’intérêt ou la valeur ajoutée de la démarche. » Des propos qu’il nuance avec une enquête menée par Cegos en janvier 2011 : « Mais lorsqu’elles externalisent, les motivations des entreprises reposent sur la réduction des coûts, la réactivité, l’efficacité et l’expertise du prestataire. »


Réaliser un audit de son organisation


Pour répondre à ces attentes, les prestataires offrent trois missions principales : un service de conseil ou de benchmark sur les bonnes pratiques, une prise en charge des process et applications RH et des outils d’analyse et d’aide à la décision. Mais avant de s’engager dans une démarche d’externalisation, le professionnel suggère de se poser quelques questions : « Où j’en suis ? Quelle est mon organisation ? Comment puis-je mesurer la performance de mon service formation ? Quelles sont mes ressources internes pour bien gérer la formation ? Quelle est leur expertise et leur valeur ajoutée ? » Autant de questions qui traduisent la nécessité de réaliser un audit de son organisation qui portera sur la stratégie (culture formation de l’entreprise), le financier (pilotage, financement, achat) et l’opérationnel (construction du plan et gestion administrative). Une fois cet audit opéré, et toujours dans cette idée de recherche d’optimisation du service formation, l’entreprise aura alors deux solutions : (ré)organiser son service en interne ou externaliser. Chantal Chevreux, responsable développement et projets RH chez Pfizer, témoigne : « Avec 2 500 salariés, il était urgent de faire appel à un soutien pour la gestion administrative de la formation et la mise en œuvre du plan de formation prévisionnel pour l’année suivante. »


Un retour sur investissement direct…  


Pour Jérémy Breton, l’externalisation présente un certain nombre d’avantages. « Bon nombre de taches administratives sans valeur ajoutée sont externalisables », selon lui. L’expert doit aussi permettre à l’entreprise de travailler sur ses process de gestion administrative. Des process qui participeront à améliorer la performance de la formation. « C’est d’ailleurs avec une gestion administrative et des process pointus que l’entreprise mobilisera au mieux les fonds de la formation auprès de son Opca et des différents bailleurs de fonds », soutient Jérémy Breton. Ce dernier revendique également la capacité, pour la société gérant l’externalisation, à mutualiser et rationaliser les achats de formation, en jouant sur les volumes de ses différents clients.

Le retour sur investissement direct se compte ainsi au regard des fonds mobilisés, mais également en temps-homme libéré. Du temps qui permet aux responsables formation de se positionner sur des projets de développement RH en lien avec la culture de l’entreprise.


… et indirect


Par définition plus difficilement mesurable, et selon les situations plus discutable, le retour sur investissement de l’externalisation de la formation peut également être indirect. Dans un contexte de guerre des talents, l’externalisation de la formation permettrait alors d’augmenter l’attractivité de l’entreprise, grâce à des processus formation plus optimisés. Elle pourrait également faciliter (ou provoquer…) le dialogue social, selon l’intervenant. Il appuie : « Lorsque l’on fait appel à un prestataire externe, on veut aussi qu’il fasse le tampon avec les IRP. Et c’est aussi l’occasion de nouer ou de renouer le dialogue social dans l’entreprise. » Cette démarche peut également être l’occasion de « sensibiliser les IRP, les managers sur rôle du service formation dans l’entreprise ».

Reste à chaque entreprise à déterminer son réel besoin en la matière. Certaines pourront travailler à optimiser leurs relations avec leur Opca, d’autre à réorganiser leur service formation ou d’autres encore à, effectivement, externaliser certains process.


Brice Ancelin

 
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