Gagner du temps et s'organiser avec Outlook 2013

Formation

Type de formation :

Thèmes : Commercial - Marketing - Vente

Régions : Toutes les régions

Connaissances et Pré-requis

Il est nécessaire de maîtriser l'environnement Windows et d’être initié aux fonctions de base d’Outlook.

Objectif


Adapter Outlook 2013 à son activité pour gagner du temps et mieux s'organiser.
Optimiser la gestion de ses mails.
Maîtriser l'envoi et la réception des pièces jointes.
Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches.
Partager des ressources collectives.

Programme

1/ Personnaliser Outlook 2013 pour l'adapter à son activité

Paramétrer les options d'Outlook pour gagner du temps.
Accéder directement à l'essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris, l'ordre des dossiers.
Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs.

2/ Traiter un volume important de mails, organiser le classement et l'archivage

Purger sa boîte de réception en s'appuyant sur la méthode CAP.
Exploiter les indicateurs de suivi, les conversations et outils de recherche.
Créer des fichiers de données (pst) pour désengorger sa boîte à lettres.
Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement ses mails.
Enregistrer des actions rapides pour les manipulations les plus courantes : transfert, classement, modèles, …
Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
Gérer ses mails pendant son absence.
Filtrer le courrier indésirable (Spam).
Paramétrer l'archivage automatique.

3/ Maîtriser la gestion de pièces jointes et les liens

Compresser pour optimiser (zip).
Protéger ses fichiers (format pdf).
Adresser des liens hypertextes.

4/ Gérer son carnet d'adresses

Créer ses propres contacts et listes de distribution.
Regrouper ses contacts par catégorie.
Échanger des cartes de visite.
Importer et exporter des contacts.
Opérer un publipostage.

5/ Planifier, organiser et prioriser ses activités

Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques.
Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités.
Organiser ses tâches par contexte ou nature d'activité.
Définir des échéances et mettre en place des rappels..
Créer des "pense-bêtes" : les notes.

6/ Organiser le travail collaboratif

Partager des agendas, des contacts.
Définir les autorisations d'accès.
Organiser des réunions.
Déléguer et suivre des tâches.


Public

Directeur marketing, directeur commercial, responsable d'enseigne. Responsable de point de vente. Responsable de projets merchandising, category manager