Dans un contexte où les entreprises se recentrent de plus en plus sur leur cœur de métier, l’externalisation de la formation a sans doute de beaux jours devant elle comme l’explique Sakina Grzegorek, présidente d'Externalis Formation. Quels sont les avantages et les limites de l’externalisation de la formation ? - Le principal avantage, c'est qu’elle permet de s'adjoindre une expertise forte dans un univers complexe où la réglementation est très sectorisée et rythmée par des changements incessants. Elle permet également de s'assurer de l'imputabilité des actions de formation, de recentrer ses équipes sur son cœur de métier, et de réaliser des réductions de coûts non négligeables. L’inconvénient majeur que l'on pouvait rencontrer, c'était de ne plus avoir tous les documents à portée de main et donc de perdre un peu le contrôle sur le dossier formation. Mais aujourd'hui, avec la dématérialisation, nos clients ont un accès instantané à toutes leurs données. Cet inconvénient s'est donc transformé en avantage. Comment les entreprises abordent-elles l’externalisation de leur formation ? - Tout dépend de leurs besoins. Quand certaines externalisent uniquement la partie administrative de la formation pour ne plus avoir à gérer le montage des dossiers, la collecte et la vérification des documents obligatoires. D'autres optent pour une sous-traitance plus globale qui inclue la logistique, la gestion des budgets et de la réglementation. Quelle stratégie adoptent-elles en la matière ? - Elles préfèrent en règle générale externaliser l’ensemble de leurs activités de formation, en ne conservant qu’un responsable qui devient la "personne relais" du prestataire et se consacre à des activités stratégiques comme la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Il s’agit là d’un phénomène qui concerne surtout les grandes et les moyennes entreprises. Les petites entreprises n'ont, elles, pas encore franchi le pas, car souvent elles ne savent pas que cela existe. Quelques conseils pour une bonne relation avec le prestataire ? - Dans le contrat, le prestataire doit s'engager à fournir des rapports réguliers, avec les revues de budget, les tableaux de suivi d'avancement du plan de formation... Il doit également prendre des engagements en termes de transmission de livrables, de sécurité des données, de respect des budgets... Et bien sûr être très clair sur la sortie du contrat, en spécifiant clairement les données que le client pourra récupérer. Sur le terrain, pour faire vivre au mieux cette relation, il est conseillé de mettre en place des personnes qui relaieront toutes les informations importantes à leurs collègues et au prestataire. Comment ce dernier se rémunère-t-il ? - Certains prestataires prennent un pourcentage du budget de formation, ou se basent sur le nombre d'heures de formation et le nombre de stagiaires. La tarification dépend vraiment de la nature de la demande et du cahier des charges. Propos recueillis par Yves Rivoal

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