Achat de formation et appel d’offres

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Une fois le cahier des charges rédigé (besoins et résultats identifiés, délais déterminés et cahier des charges validé par les principaux intéressés), vient la phase de l’émission de l’appel d’offres. A qui et à combien d’organismes de formation l’envoyer ? Quelles précautions prendre pour cibler les bons organismes ? Retour sur ces questions.
« Avant d’envoyer son appel d’offre, il convient de bien connaître le marché, commence Jean-Michel Mathieu, directeur associé au sein du cabinet Merlane. Pour l’acheteur, cela vaut le coup d’explorer l’univers des organismes de formation, car on y trouve de tout : du très bien et du moins bon, de grands généralistes, mais aussi de petits organismes spécialisés, innovants… » En résumé, la première phase correspond à une phase d’identification des prestataires susceptibles de répondre à l’appel d’offres.
Pour ce faire, plusieurs options s’offrent à l’acheteur ou au responsable formation. Internet, bien sûr, et les portails spécialisés référençant un grand nombre d’organismes. « Plus rares, mais efficaces quand elles existent en interne, les bases de données avec des organismes de formation référencés et qualifiés se révèlent très efficaces », poursuit Jean-Michel Mathieu. Celui-ci rappelle également l’importance des groupements professionnels comme le Garf (Groupement des acteurs et des responsables de formation). Il résume : « Il faut cultiver son réseau de responsables formation et d’utilisateurs formation au sens large pour se renseigner. »
Recueillir des références
« Cette étape de l’identification permet de développer sa connaissance du marché et les spécificités de certains organismes ou cabinets, note Jean-Michel Mathieu. Par exemple, certains sont très bons sur les formules courtes, d’autres sur l’anglais lié à l’informatique ou d’autres encore sur l’anglais de base. »
Le directeur associé ajoute : « A cette étape, il peut être intéressant de contacter un organisme que l’on ne connaît pas, pour savoir s’il peut répondre à deux ou trois points importants du cahier des charges, comme travailler sur des périodes courtes. » Cette étape n’est donc pas encore celle de l’émission de l’appel d’offres, mais plutôt celle où l’on recueille des références, en évitant certains écueils comme se baser sur les tarifs de l’organisme. Une question qui se traitera plus tard, lors du choix du prestataire.
Identifier quatre à cinq organismes
Avant d’envoyer son appel d’offres, « il est également important d’identifier une personne en interne qui pourra répondre à toutes les questions concernant le contenu du cahier des charges », rappelle Jean-Michel Mathieu.
Dans son ouvrage Le guide de la formation professionnelle en entreprise (1), Hélène Falek précise que « le groupe de pilotage du projet (responsable formation et acteurs internes concernés) définit les critères de jugement. Parmi ceux-ci : compréhension de la problématique / reformulation des objectifs ; approche pédagogique proposée ; prise en compte du profil des participants, prise en compte des contraintes annoncées etc. ».
Ensuite, après avoir identifié quatre à cinq organismes susceptibles de répondre, l’acheteur peut leur envoyer son appel d’offre.
Hélène Falek ajoute qu’il ne faut pas hésiter à « faire cohabiter des organismes connus avec au moins un prestataire moins connu, qui nous paraît intéressant ». Sans oublier que « pour faire jouer la concurrence et inciter les prestataires à faire des efforts, on peut les informer des critères de sélection et de la composition du panel consulté ».
Brice Ancelin
Crédit photo : Fotolia.com
(1) Le Guide de la formation professionnelle en entreprise, Hélène Falek, Gualino, 334 p. - Voir notre article consacré à la rédaction du cahier des charges
- Voir notre article consacré au choix du prestataire

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