Soucieuses de réduire leurs coûts, de plus en plus d'entreprises se penchent sur leur budget formation afin d'identifier des pistes d'optimisation. Patrick Caverivière, consultant formateur achats chez Demos, nous dévoile les leviers à activer et les pièges dans lesquels il ne faut pas tomber.

Quels sont les leviers d'optimisation sur un plan de formation ? -La mise en concurrence des organismes doit bien sûr être systématique. Elle suppose un sourcing efficace afin d'identifier sur le marché la meilleure adéquation entre ce que les organismes proposent et les besoins de l'entreprise. Sur les formations très pointues traitées en intra, il faut s'assurer qu'il n'y a pas de prestataires les proposant déjà en standard en inter. Il faut enfin essayer de voir s'il n'est pas possible d'effectuer des regroupements. Les entreprises ont souvent intérêt à mettre en place des accords cadres avec un ou plusieurs organismes. En s'engageant à acheter tant de jours de formation par an, elles obtiendront de meilleurs tarifs à la journée ou des remises sur les stages. Reste à savoir s'il faut impliquer un seul ou plusieurs partenaires ? - Tout dépend de la stratégie de l'acheteur. Si vous optez pour la première solution, vous créez un effet volume plus important qui vous permettra d'obtenir des tarifs plus intéressants. Le risque, c'est que le catalogue ne couvre pas tous les besoins de l'entreprise. Le choix inverse permet de gagner en quantitatif et en qualitatif, mais il disperse la puissance d'achats. Mesurer l'impact de la formation Plus spécifiquement, quelle est la marge de manœuvre sur les formations en inter ? - Sur l'inter, nous avons affaire à des achats relativement classiques où les sources d'optimisation ne sont pas légions car il est difficile de négocier le contenu des programmes. L'un des principaux leviers consiste à mettre en concurrence les organismes. Ceci suppose l'existence d'un cahier des charges qui définit sommairement les besoins et attentes du stagiaire. Quid des formations en intra ? - Plus encore que pour l'inter, la rédaction du cahier des charges est essentielle. Il doit préciser les besoins de l'entreprise, les objectifs pédagogiques, les attendus, les livrables... S'il est toujours difficile d'exiger une obligation de résultats, il faut tout de même être en mesure d'apprécier l'impact de la formation et de vérifier que les connaissances ou les compétences souhaitées ont bien été acquises. Sur les formations pointues où l'expertise se fait rare, il ne faut pas hésiter à prendre quelques semaines pour identifier le bon prestataire. Il faut aussi laisser du temps aux candidats dans la phase de quotation, bien intégrer dans les plannings les auditions avec les responsables opérationnels et les consultants formateurs pressentis. Attention aux fausses économies Quelles pistes peuvent être explorées en intra pour réduire les coûts ? - L'entreprise peut jouer sur les effets volume. Si elle a dix personnes à former sur une thématique, et qu'elle repère un programme inter pertinent sur le marché, il peut s'avérer judicieux de le transformer en intra en reformulant un peu les besoins. Les entreprises ont également tendance à rogner ou supprimer la phase de préparation. Attention toutefois aux fausses économies car les conditions de réussite d'un intra dépendent souvent du diagnostic. Il faut laisser le consultant s'imprégner de la culture de l'entreprise, de ses valeurs... Organiser des rencontres avec les futurs stagiaires lui permettra de bien cerner l'homogénéité ou l'hétérogénéité de la population à former. Yves Rivoal

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