La société de conseil et de gestion de l'externalisation de la formation professionnelle auprès des grandes entreprises Cimes organisait une conférence le 1er avril 2008 pour présenter les enjeux de l'externalisation de la formation. Les entreprises Carrefour et Fraikin sont venues témoigner sur leurs propres pratiques en la matière.
Face à un système jugé parfois complexe, l'externalisation de la formation représente un gain de temps et d'efficacité. Un procédé auquel les entreprises ont recours de façon croissante, comme le font remarquer les enquêtes sur le sujet.
Ainsi, selon une récente étude menée par le cabinet Markess, la formation représente la deuxième fonction RH externalisée derrière la paie. Et, si seules 17 % des entreprises françaises l'externalisent (contre 60 % pour la paie), 42 % prévoient de le faire. Les raisons sont multiples : la réforme de la formation (31 %), la GPEC (20 %), l'évolution technologique (15 %), l'évolution des effectifs (10%)...
A côté des sociétés spécialisées, différents acteurs sont présents sur le marché de l'externalisation. Les principaux éditeurs et fournisseurs de logiciels (HR access ou Sopra, par exemple) proposent des solutions, ainsi que les sociétés de service informatique (Accenture, IBM, Arinso...) ou encore, plus surprenant, les cabinets d'experts comptables, pour les TPE et les PME de moins de 50 salariés.
Mais, quel que soit le prestataire choisi, il existe quelques règles à respecter pour mener à bien son externalisation.
Procéder par étapes
La première d'entre elles est d'être sûr de son prestataire. « Pour ce faire, il ne faut pas hésiter à se renseigner sur lui, en allant voir ses clients par exemple », note François Pialat, DRH de Fraikin. Ensuite, il convient de définir les niveaux de responsabilité. C'est-à-dire établir ce qui relève des compétences du prestataire et de celles de l'entreprise. Ainsi, la direction de la formation de l'entreprise cliente travaille uniquement sur la stratégie et le prestataire gère tout l'aspect administratif de la formation (saisie de données, gestion des plannings, logistique...). « Il est important d'affecter un chef de projet apte à prendre des décisions du côté de l'entreprise », commente Frank Morcant, directeur de Cimes.
Ce dernier insiste également sur l'importance d'impliquer tous les acteurs dans cet accompagnement du changement. Du service informatique à la comptabilité en passant par les RH en interne, aux OPCA et prestataires en externe.
Enfin, pour s'assurer de la qualité de la prestation, l'entreprise doit trouver des indicateurs pertinents et précis. « Ceux que l'on a en interne et les éléments du contrat peuvent servir d'indicateurs pour mettre la pression sur le prestataire », explique François Pialat.
Un gain qualitatif
Et la méthode présente des avantages. Mais ceux-ci ne viennent pas nécessairement dans l'ordre attendu. Franck Morcant précise : « Nous ne travaillons pas dans une logique de réduction immédiate des coûts. » Leur optimisation peut donc se constater, mais sur du long terme.
Les avantages immédiats sont plus d'ordre qualitatif. « Nous avons ainsi bénéficié d'une meilleure qualité de service avec un remplissage plus important des formations, relève le DRH de Fraikin, ainsi que d'outils de reporting et de pilotage efficaces. »
Pour Jérôme Gantin, directeur de la formation de Carrefour, « l'externalisation apporte également une maîtrise des risques juridiques (respect des règles légales, uniformisation et optimisation des documents nécessaires au cadre légal, gestion de la relation avec les OPCA...) et un meilleur service en magasin (simplification, voire suppression, des tâches administratives ou encore tarifs des formations uniformisés sur tout le territoire). »
Des avantages qui ne doivent pas non plus masquer certaines difficultés comme la résistance au changement. « Et l'appropriation des procédures par tous n'est pas toujours évidente », remarque Jérôme Gantin. Une démarche qui demande donc de travailler avec pédagogie et méthode.
Brice Ancelin
http://www.groupecimes.com


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