La Réforme de la Formation Professionnelle de 2004 a entraîné une véritable mutation dans les entreprises qui doivent ainsi passer d'une gestion massive à une gestion personnalisée de la formation. La complexité qui en découle d'un point de vue administratif, les contraintes budgétaires, les risques économiques, sociaux... favorisent les approches vers l'externalisation de cette activité auprès de prestataires informatiques, au-delà du traditionnel recours aux OPCA (Organismes Paritaires Collecteurs Agréés). Ainsi, la récente enquête menée par MARKESS International auprès d'une centaine d'entreprises privées ouvertes à l'externalisation de tout ou partie de leurs processus et/ou applications RH, montre que, si la paie reste de loin le domaine le plus externalisé par les entreprises (6 entreprises interrogées sur 10 indiquent être concernées en 2007), la gestion de la formation arrive en seconde position, à même hauteur que le recrutement et l'administration du personnel (soit par 17% des entreprises interrogées en 2007). Ce phénomène devrait fortement s'accentuer d'ici 2009 avec plus de 4 entreprises sur 10 qui devraient alors confier à un prestataire externe, autre qu'un OPCA, la prise en charge de toutes les tâches administratives relatives à la formation. La gestion de la formation deviendrait ainsi le 2ème domaine RH le plus externalisé, devant le recrutement et l'administration du personnel. D'ici 2009, l'externalisation de la gestion de la formation devrait non seulement se diffuser auprès d'un plus grand nombre d'entreprises mais aussi croître en termes de processus propres à la gestion de la formation externalisés. En 2007, les processus concernés sont principalement la recherche de financement externe, le déclenchement du paiement des prestations de formation, les déclarations fiscales telles que la déclaration 2483 relative au développement de la formation professionnelle continue et l'organisation des dossiers de convention. Au cours des deux années à venir, l'externalisation devrait continuer à croître pour ces processus mais aussi pour ceux relatifs à la prise en charge de la gestion des périodes de professionnalisation, des relances administratives, de la veille juridique, des tableaux de bord, de l'accompagnement des salariés dans la constitution des dossiers DIF, CIF ou VAE (Validation des Acquis de l'Expérience), de la réalisation et la conception du Passeport Formation, de la mise à jour des données en paie et des rapports de suivi. L'actualité entourant la formation est riche en événements, particulièrement dans les domaines législatifs et réglementaires, qui impactent la façon dont les entreprises prennent en charge la gestion de leur formation. Les entreprises sont ainsi confrontées à trois grands enjeux dans ce domaine, enjeux qui jouent un véritable rôle de catalyseur dans l'essor de l'externalisation. Le premier enjeu est lié à la réforme de la formation : avec la loi sur la formation professionnelle promulguée en 2004, les entreprises doivent adopter une approche individualisée de la gestion de la formation afin de proposer une gestion de parcours personnalisée aux salariés, ce qui complexifie la gestion administrative de la formation. Par ailleurs, à budget constant, elles doivent gérer en plus le DIF (Droit Individuel à la Formation), le CIF (Congé Individuel de Formation), l'exercice de la fonction tutoriale... Tout retard pris dans l'application du DIF peut faire peser des risques économiques (affectation des résultats de l'entreprise, manque de financement des formations par les OPCA, etc.) et sociaux (absentéisme record des salariés, organismes de formation surbookés, etc.). La loi de programmation pour la cohésion sociale de janvier 2005 est également un enjeu mis en avant par les entreprises. L'un des volets de cette loi les oblige notamment à négocier un dispositif de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) de façon triennale. La montée en compétences des collaborateurs se fait inévitablement par la mise en place en aval d'une politique de formation adaptée. Au-delà de la législation, les évolutions technologiques impactent également la gestion de la formation, que ce soit la mise en place d'une gestion informatisée de la formation reposant sur des logiciels spécialisés rendant la fonction plus performante, mais aussi dans la façon d'administrer les formations, avec notamment le recours croissant des entreprises aux outils d'e-learning. Enfin d'autres éléments tels que les départs massifs en retraite, l'évolution des métiers, les contrats de professionnalisation, la compétitivité, la maîtrise des budgets formation, etc. sont aussi à gérer. Face à ces enjeux, le rôle du responsable de la formation se transforme : il passe d'un profil de pédagogue à un profil plus polyvalent d'expert, de gestionnaire, de technicien de la gestion de la formation, gérant aussi bien le développement des compétences que le financement des formations, bien au-delà de la simple gestion administrative. Autant de raisons qui expliquent l'intérêt plus soutenu pour des approches d'externalisation des tâches associées à la gestion de la formation. L'externalisation de la gestion de la formation est une pratique qui semble avoir donc de beaux jours devant elle, preuve en est de l'intérêt croissant des prestataires pour ce marché. Et ils sont nombreux à s'y intéresser : que ce soit les grands acteurs du marché RH qui agissent sur un périmètre plus large de l'externalisation qui tirent à eux certaines prestations dévolues à la gestion de la formation dans leurs contrats ou des acteurs spécialistes de la formation, encore peu nombreux mais aux compétences très pointues sur ce marché. À propos de l'auteur : Chargée d'études senior, Hélène Mouiche a réalisé depuis 1999 pour MARKESS International de nombreuses enquêtes et études de marché dans les domaines du B-to-B et dans le monde des technologies de l'information. Elle a notamment conduit des études ayant trait à l'utilisation des nouvelles technologies au sein de la fonction ressources humaines.


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