Constituer le cahier des charges - « Le cahier des charges doit déterminer de manière très précise ce que l'entreprise veut et ne veut pas », lance en préambule Jean-Michel Mathieu. « Pour cela, il doit répondre à un certain nombre de questions : quel est le besoin, quels sont les objectifs et les résultats attendus, quelles sont les contraintes d'organisation, quel prix maximum l'entreprise est-elle prête à payer, quels sont les spécificités attendues du prestataire, quelles sont les caractéristiques du public qui doit être formé... Faute de temps, cette étape est trop souvent délaissée. Elle conditionne pourtant la suite des événements. » Identifier les prestataires - Le cahier des charges rédigé, il faut alors identifier les prestataires susceptibles d'y répondre. Recherches sur le Web, mises à contribution des réseaux de responsables formation comme le GARF… tous les moyens sont bons pour obtenir un premier niveau d’informations. « A ce stade, je préconise toujours de passer un petit coup de fil aux structures identifiées afin de valider les critères sur lesquels elles ont été retenues », note Jean-Michel Mathieu. Il est temps ensuite d'envoyer l'appel d'offres. « J'impose un format de réponse, quitte à envoyer une matrice qui permettra de comparer les différentes propositions, tout en identifiant les prestataires capables de jouer le jeu et ceux qui ne le sont pas. » Le prix n’intervient qu’en dernier... - Sur la base de cette matrice, la comparaison des différentes offres va permettre d’identifier les deux ou trois prestataires maximum. « Je valide que le besoin ait bien été compris et que les résultats annoncés correspondent à ce que l'entreprise attend », souligne Jean-Michel Mathieu. « Je m’assure aussi que la réponse donne suffisamment de matière en termes de contenu de formation, avec un programme détaillé, l'équipe mise en place... La question du prix n’intervient qu’en dernier. Si un prestataire remplit toutes les conditions et respecte la fourchette de prix prévu, avec une tolérance de 10 ou 20 %, je le fais entrer dans la sélection finale. » Une finale sous forme de grand oral « Le grand oral de sélection doit d’abord servir à valider ce qui a été présenté à l'écrit. Il faut également s’assurer que l’on a bien en face de soi les gens qui ont écrit la proposition, et qui vont intervenir pendant la formation. Il s'agit de vérifier la compatibilité relationnelle avec les équipes du prestataire. Ce n'est qu’à l'issue de cet oral que je vais négocier le prix. A prestation égale, c'est ce critère qui va faire la différence. » Une évaluation trois à six mois après... Après la formation, vient le temps de l’évaluation. « Dans ce domaine, pas besoin de mettre en place des dispositifs complexes. Si l'on a bien identifié en amont les quatre ou cinq points que l'on souhaite obtenir en livrable, il suffit simplement de mesurer leur acquisition via un suivi post formation qui va au-delà du simple questionnaire de satisfaction rempli à la fin du stage. Je crois beaucoup à l'évaluation des acquis trois à six mois après la fin de la formation », conclut Jean-Michel Mathieu. Yves Rivoal

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