Le spécialiste de l'optique de détail multimarques (Générale d'Optique, Solaris, Grand Optical, Vision express) venait témoigner, au cours d'une conférence organisée le 3 juin 2008 par l'éditeur Syfadis et la société HyperOffice - U&I Learning France, sur la mise en place d'une solution e-learning pour l'ensemble de ses enseignes en France. Retour d'expérience.
Le e-learning peut, parfois, représenter la solution à de nombreux problèmes lorsqu'une entreprise aborde une phase de développement conséquente. Voilà le pari engagé par GrandVision. En 2007, le groupe développe son activité marketing et accuse une croissance importante. Joao Iniacio, responsable du développement des hommes pour le groupe GrandVision, appuie : « Nous avons alors ouvert près de 100 nouveaux magasins et investi dans plus de 160 000 heures de formation. » Une nécessité pour une société où 90 % des managers sont issus de la promotion interne. Le groupe développe ainsi un cursus de formation interne avec un diplôme propre à l'entreprise sur trois niveaux (bronze, argent et or) avec trois corps de métier différents et une école de management interne, avec un dispositif de validation en ligne pour évaluer la progression des collaborateurs. « Nous investissions alors 5 % de la masse salariale dans la formation », ajoute Joao Iniacio.
GrandVision poursuit sa croissance et ouvre de nouveaux magasins. « Il fallait alors former les personnes embauchées, au risque de ralentir notre développement », explique le responsable du développement des hommes. Dès lors, le e-learning s'est imposé comme le moyen pour faire face aux différents freins (disponibilité des formateurs et des collaborateurs, coûts de formation...)
Anticiper les besoins à long terme
« Nous avons donc franchi le pas en juin 2007 », note Joao Inacio. Dès lors, avant même de choisir un éditeur, l'entreprise a dû s'organiser et définir ses besoins. « Nous avons donc regardé et mesuré ce qui se faisait ailleurs, pour identifier les risques et les opportunités », relève le responsable du développement des hommes. Au programme : choix d'un périmètre, géographique, mais également temporel. En l'occurrence, un périmètre international - le groupe est présent dans plusieurs pays - et une vision à long terme.
Autant d'éléments destinés à définir le cahier des charges : l'outil devait être multilingue - pour être adaptable à l'ensemble des enseignes sur les différents pays - et il devait communiquer avec les autres outils RH. L'éditeur devait également pouvoir créer du contenu et fournir un outil auteur pour permettre à l'entreprise de faire évoluer ce même contenu et, donc, inscrire l'outil dans la durée.
Pour rendre ce cahier des charges efficient et au plus près des attentes des différentes parties, GrandVision l'a fait formaliser auprès des équipes techniques et opérationnelles.
Enfin, clé de voûte du dispositif, le soutien de la direction et une communication efficace en cascade (Top-Down), afin de faire accepter le projet.
Impliquer toutes les parties
Une fois le cahier des charges défini, vient l'heure de l'appel d'offre. Les éditeurs sélectionnés ont soutenu leur projet auprès de l'ensemble des responsables formation des enseignes. Sur les six ou sept prestataires initialement retenus, GrandVision s'arrête sur l'offre proposée par Syfadis et HyperOffice - U&I Learning France. Ce dernier lui a proposé des outils « répondant à au moins 90 % de nos attentes », soutient Joao Inacio (gestion multisites et multilingue, compatibilité avec le SIRH, création de contenu en partenariat avec le groupe HyperOffice - U&I Learning France etc.)
A ce stade, l'expérience ne fait que commencer. « Dès lors, nous avons dû distinguer les enseignements devant relever du e-learning de ceux relevant du présentiel », précise le responsable du développement des hommes. Ensuite, un travail collaboratif s'est engagé avec les équipes de formation de chaque enseigne pilote et les équipes informatiques. Joao Inacio avance : « Il a fallu mettre en place les différents outils et l'interface avec le SIRH, former les équipes informatiques et pédagogiques, à raison d'environ 8 jours par personne, puis lancer une phase de test avec les premières remontées du terrain. »
Pour faire adhérer les équipes à ces nouveaux modules de formation et les inciter à utiliser les outils à disposition, l'entreprise a développé plusieurs pistes : présenter les premiers modules lors de séminaires, définir un responsable pédagogique par métier, ainsi qu'un parrain en magasin et inciter les directeurs de magasin à challenger leurs salariés. Enfin, dernière motivation : il n'est pas possible d'assister aux cours en présentiel sans avoir validé ses modules en e-learning. Résultat : le programme est lancé pour deux enseignes (Générale d'Optique et Grand Optical), en attendant le lancement pour Solaris courrant 2009.
Brice Ancelin

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