Ce gain de temps s’opère à plusieurs niveaux. D’abord dans le recueil des besoins en interne : on gagne en efficacité en préparant les réunions de service et les questions indispensables pour élaborer le cahier des charges. Ensuite, le responsable formation gagne du temps dans la rédaction du document : les objectifs sont clarifiés avec les demandeurs en interne. Le responsable formation utilise une matière première existante qu’il va reformuler plus facilement. Enfin, le gain de temps se réalise également dans la gestion des réponses à l’appel d’offres : un cahier des charges clair ne suscite quasiment pas de questions complémentaires de la part des prestataires.
Identifier les besoins
Préalablement à l’élaboration de ce document, le responsable formation consulte les responsables de services fonctionnels et opérationnels pour déterminer leurs attentes. Il s’agit de connaître les objectifs, la période et les délais de réalisation de la formation.
A ce stade, pour bien comprendre les attentes des services, n’hésitez pas à utiliser les fiches de poste et à échanger sur les problèmes rencontrés en situation. La problématique est–elle plus un manque de savoir, de savoir-faire ou de savoir-être ? Vous pouvez optimiser votre budget sur la partie « savoir » en utilisant le e-learning par exemple.
Cette étape va permettre au responsable formation de reformuler les actions et les objectifs en besoins en compétences.
Un cahier des charges en 8 axes
Pour la réalisation du cahier des charges, je recommande d’élaborer un cahier des charges complet qui s’articule en 8 axes : le contexte de la formation ( entreprise, contexte, problématique métier, raisons de la mise en place de la formation), les objectifs pédagogiques (connaissances et savoir à acquérir), la nature de la demande ( audit, conseil, ingénierie pédagogique, animation de formation, évaluation), le public concerné (service, métier, fonction, niveau de connaissance…), la durée (nombre de jours, sur quelle période), la démarche pédagogique souhaitée ( cas pratiques, mises en situation, jeux de rôles ), le profil du formateur (expertise, expérience, certifications) et l’évaluation (à chaud, à froid, méthodologie).
Il est recommandé de donner un budget indicatif : cela permet d’obtenir des offres comparables. Par ailleurs, vous passerez moins de temps dans les demandes de réajustements de l’offre et dans la relecture.
La dernière étape, souvent omise, est de valider ce cahier des charges avec les responsables consultés au préalable. Il est important de ne pas la négliger. Elle permet de s’assurer que la reformulation est bonne et qu’aucune interprétation erronée ne s’est glissée dans le document de référence.
Proposer un canevas de réponse
Par ailleurs, pour faciliter la gestion de l’appel d’offre, je conseille systématiquement aux responsables formation de proposer aux organismes un canevas de réponse. Celui-ci permet d’avoir un schéma de lecture identique et de d’économiser son budget temps en comparant plus facilement les offres.
Le canevas proposera une reformulation des besoins, la proposition incluant la démarche et la méthodologie du prestataire, la sélection argumentée des consultants formateurs, le programme, les modalités d’évaluation et bien évidemment le budget. Vous obtenez ainsi une photographie comparative des budgets proposés pour une offre similaire.
A ce stade, il faut exiger un budget détaillant la phase d’audit, l’ingénierie de formation, la phase d’animation et l’analyse. Ceci permet de prendre conscience du budget alloué à chaque phase du projet et de négocier le budget étape par étape.
Dernière corde à votre arc budgétaire – et non des moindre : faîtes intervenir votre service achat le plus en amont possible, idéalement avant les réunions de recueil des besoins. Il vous communiquera notamment les tarifs « jour/homme » qui sont d’usage, le type d’organisme avec lesquels votre entreprise souhaite travailler, les accords cadres déjà négociés.

A propos de l’auteur Myriam Keita-Brunet se définit comme un « Training Angel » : elle accompagne les dirigeants, managers et créateurs d’organismes de formation dans le développement de leur activité. Au terme de 12 années dans le marketing client, dont 5 années en tant que créatrice et dirigeante d’une agence de marketing relationnel, elle a eu l’occasion de former ses propres équipes, mais aussi ses clients, désireux de devenir autonomes pour développer leur chiffre d’affaires par la maîtrise du marketing client. Myriam Keita-Brunet a acquis une expertise en ingénierie, marketing et vente de plans de formation, notamment en relation client. Elle a conçu le blog « Training Angel» pour échanger avec des professionnels de la formation sur l’évolution et les bonnes pratiques de ce métier, notamment en rapport avec une meilleure écoute et compréhension du client. Elle est également la créatrice du réseau Inform’Elles, un réseau qui se conjugue au féminin pour les professionnelles de la formation. Training Angel –mkeita@vosprojetscrm.com Le site du réseau InForm’Elles : http://reseauinformelles.wordpress.com Le blog dédié aux organismes de formation : http://myriamkeita.wordpress.com

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